LE TÉLÉTRAVAIL DANS LE NOTARIAT : RÉGLEMENTATION ET ÉTAT DES LIEUX

Le télétravail : mode de travail moderne qui consiste dans l’exercice d’une activité professionnelle à distance de l’entreprise employeur, rendu possible grâce aux outils de télécommunication. Technique que l’on retrouve dans toutes les bouches et qui a reçu dernièrement un coup de boost considérable par suite de la crise sanitaire du Covid-19. Le Télétravail fait aujourd’hui grandement débat. La problématique qui entoure le Télétravail, consiste à savoir comment s’en saisir sans pour autant le subir, et la question se pose tant pour les Notaires-employeurs que pour les Collaborateurs.

Parallèlement, une absence de positionnement d’une Etude sur la question lui fait perdre inéluctablement des perspectives de rayonnement et de recrutement. Dans une période de pénurie de collaborateurs, disposer d’une véritable politique quant au télétravail vous différencie indubitablement des Offices de vos Confrères qui demeureraient encore évasifs sur la question. Alors, le télétravail dans le Notariat : Compatible ? Nécessaire ? Indispensable ? ou au contraire, inadapté, voire contreproductif ? Marianne Genévrier réalise un tour d’horizon de ce mode de travail moderne, aux contours encore (trop) flous. 

Retour sur la réglementation

Il faut tout d’abord avoir à l’esprit que télétravail et Notariat se côtoient depuis plus longtemps qu’on ne le pense, avec des pratiques instituées depuis plusieurs années dans certaines Etudes.

Du point de vue de la réglementation en revanche, l’Accord qui encadre cette technique de travail dans notre profession est relativement récent, puisqu’il date du 14 juin 2018. Ce texte traite également du « droit à la déconnection ». Cet Accord rappelle qu’il s’agit d’une organisation individuelle et non obligatoire du travail, à titre occasionnel, exceptionnel ou régulier. Le salarié demeure tenu au secret professionnel. Doivent être respectées un certain nombre de règles, notamment une présence minimale, sauf exception motivée, de 8 jours par mois dont 1 jour par semaine minimum dans l’Etude. Cet accord réglemente également les obligations de l’employeur et notamment la mise à disposition d’un matériel adéquat, l’impossibilité de contacter le télétravailleur en dehors de ses horaires de travail et l’organisation d’un entretien annuel permettant d’évoquer spécifiquement les conditions de télétravail du salarié concerné. Les termes de l’Accord sont extrêmement souples, laissant l’organisation de ce mode de collaboration à la discrétion des parties concernées, alors en capacité de lui administrer toutes spécificités utiles à une bonne mise en œuvre. 

Télétravail et Notariat, état des lieux

Compatibles ? Notariat et Télétravail le sont, sans aucun doute possible. Il ne s’agit en rien d’un jugement personnel mais d’une réalité démontrée par de multiples exemples, au sein d’Etudes de toutes régions, qui l’ont mis en place et le pratiquent régulièrement depuis de nombreuses années.

Nécessaire ? La question se pose plus que jamais en cette période de recrutements difficiles et de crise sanitaire. Le Télétravail peut constituer un avantage réel pour une Etude à la recherche d’un collaborateur.

Indispensable ? Il peut le devenir. Prenons l’exemple d’un poste de Responsable de service dédié à l’immobilier institutionnel. Le Collaborateur en question est en contact avec des clients, parfois étrangers, qui ne peuvent pas toujours se rendre disponibles dans le cadre des horaires d’ouverture de l’Etude. Comment concilier horaires classiques de travail et échanges visio tôt le matin, tard le soir, lors du déjeuner ou encore éventuellement le week-end, compte tenu parfois de décalages horaires importants. Comment répondre à la demande de ces clients ? L’atout indéniable du Télétravail est on ne peut plus visible, en ce qu’il accorde la souplesse nécessaire au Collaborateur de s’organiser comme son travail l’exige, sans se sentir piégé.

Encadré ? Il doit absolument l’être. Si les Collaborateurs y  sont extrêmement favorables, nous les invitons cependant, ainsi que leurs employeurs, à la plus grande prudence.

Pourquoi et comment y recourir ?

Nous conseillons tout d’abord d’identifier très précisément le besoin rendant nécessaire ce mode de travail. Les raisons sont diverses :

• éloignement domicile – Etude 
• impératifs personnels, associatifs, maternels ou paternels 
• besoin de souplesse de fonctionnement
• besoin de concentration, besoin de changement de rythme et de cadre
• volonté de supprimer les interactions avec la clientèle
• relations difficiles avec les autres membres de l’Etude
• délitement de l’intérêt pour son travail
• recrutement difficile

Nous le lisons aisément entre les lignes, le télétravail peut parfois cacher un manque de motivation. L’identification du besoin est donc plus que primordiale pour permettre au Notaire, accompagné de son Conseil en management, de déterminer la stratégie qui permettra de rebooster un collaborateur en perte de challenge. Une organisation en télétravail qui permet d’accueillir un salarié dont le domicile est a priori trop éloigné de l’Etude, sur un rythme de 3 jours hebdomadaires de présence, par exemple, est un excellent exemple de démarche managériale réelle et affirmée.

Halte aux idées reçues : il est souvent considéré qu’un collaborateur en actes courants ne pourrait être télétravailleur régulier, en raison d’une mission jugée comme incompatible. Est-ce réellement exact ? A l’heure de la digitalisation étendue et celle de l’acte authentique électronique, des data rooms, etc., la question mérite d’être posée et analysée. 

Le télétravail c’est aussi, parfois, une simple possibilité, une souplesse laissée à la disposition des collaborateurs. Rendez-vous personnels et/ou médicaux, recherches juridiques longues exigeant le plus grand calme, journées dédiées à la rédaction d’actes sans interruption téléphonique, grève des transports… sont de très bons exemples d’utilisation ponctuelle du Télétravail à bon escient. Vous recrutez un collaborateur qui a conscience de pouvoir en user si nécessaire. L’existence d’une telle souplesse le rassure et le soulage. Il s’agit d’une option extrêmement pertinente à notre sens, qui responsabilise l’ensemble des protagonistes et qui montre que l’employeur a conscience des impératifs de chacun et des besoins de changement de cadre ponctuels. La relation de travail en ressort humanisée. 

Cette organisation dispose d’un double impact positif : celui de la nécessaire installation informatique et numérique des outils permettant le travail à distance. En cas de télétravail forcé (grève, épidémie, etc.), les outils existent déjà et fonctionnent. Le travail continue donc sans heurt et sans risque pour le secret professionnel et la confidentialité des données.

Attention, le télétravail est parfois dangereux

En période de pénurie de collaborateurs et de recrutement peu aisés, de nombreuses Etudes l’ont mis en place, sans en avoir parfois bien mesuré les conséquences. Un recrutement en 80-100% télétravail d’un salarié avec lequel vous n’avez jamais travaillé, sans avoir expérimenté ce mode de travail à distance, pourrait bien dégénérer.

Méfiance, manque de transparence et organisation non adaptée peuvent rapidement virer au cauchemar, tant pour le Notaire que pour le Collaborateur. Car oui, le télétravail peut être vecteur de mal-être au travail, s’il n’est pas accompagné d’un management solide : le management de la distance.

Il entraine des risques psycho-sociaux et peut être synonyme de stress important pour un employeur dont les habitudes sont remises en question. Il se peut que ce dernier ne parviennent pas à juger et évaluer son collaborateur par le seul biais de la réalisation d’objectifs. Il est également possible qu’il fasse preuve de trop de confiance et se laisse abuser par un employé improductif et non respectueux de ses obligations de travail.

Le télétravail mène également parfois à des jalousies en interne. L’idée que les télétravailleurs « se la coulent douce » est encore très répandue et il arrive que certains donnent le change. L’ambiance et la cohésion d’équipe peuvent s’en trouver affectées.

Pour le collaborateur, le télétravail peut être vecteur d’isolement, de désorganisation, d’heures de travail qui se multiplient en raison d’un employeur qui ne parviendrait pas à mesurer la masse de travail donnée à son salarié.

Le collaborateur peut également souffrir d’un manque de confiance de son Supérieur, lequel souhaiterait organiser trop régulièrement des échanges visio par exemple. Le Notaire-employeur croit avoir accordé une faveur à un collaborateur qui, de son côté, se démotive et se renferme, dans la plus grande incompréhension de chacun.

Un encadrement de ce mode de travail, tant dans la question de sa simple existence que dans sa mise en oeuvre, permet d’éviter toute maladresse contreproductive. La mise en place du télétravail dans les Etudes doit en premier lieu procéder d’une réflexion réelle du/des Chef(s) d’entreprise. Si l’on ne se sent pas à l’aise, à titre personnel, avec ce mode de travail, mieux vaut s’en tenir éloigné. Le Collaborateur qui insisterait et qui sentirait que cela n’est pas accordé sans heurt doit s’interroger sur la qualité des relations avec l’équipe et la stabilité de son emploi à venir.

A l’inverse, un télétravail volontairement organisé et encadré par une démarche managériale adéquate, fait bénéficier l’Etude qui le met en place d’une excellente réputation, entraine bien-être au travail de ses collaborateurs et permet des recrutements aisés.