"OFfice manager", nouvel emploi, nouveau défi managérial pour le notariat

« Le Notariat recrute » ! Mais cette fois, dans les termes de l’annonce, aucune référence à un profil de rédacteur, de comptable-taxateur, de chargé(e) d’accueil ou encore de formaliste.

Alors, quel est le CV attendu sur le bureau du recruteur ?

 

Celui d' « Office manager », profil dont les Etudes sont de plus en plus nombreuses à se doter, même si bien-sûr, certaines ont été avant-gardistes.

Pourquoi s’agit-il d’une bonne nouvelle ? En quoi est-ce un nouveau challenge managérial ? Ce billet visera à revenir sur les tenants et aboutissants de ces nouveaux recrutements.

 

 

1. Pourquoi est-ce une bonne nouvelle ?

 

Pour y répondre, il nous faut revenir sur les tâches qui incomberont à ces nouvelles recrues.

Elles seront en charge de la communication, tant interne qu’externe, devront tenir des reporting financiers et RH, seront responsables de la bonne organisation des services généraux (courrier, accueil, IT, locaux, etc) et, bien-sûr, s’occuperont de la gestion des ressources humaines dans l’office.

 

Chacun observera que ces mêmes tâches existaient déjà dans toutes les Etudes, quelle que soit leur envergure et ce, depuis leur création. La nécessaire gestion des RH n'a heureusement pas attendu que le notariat se tourne vers les Office managers. La naissance de ces postes ne s’explique donc pas par l’émergence de nouvelles missions.

 

Alors, en l’absence de ces nouvelles recrues, qui était, jusqu’à ce jour, chargé, dans la majorité des Etudes, de remplir ces missions ? 

La plupart du temps, la réponse se trouve chez les Comptables, les Formalistes, les Chargé(e)s d’accueil, ou même les trois à la fois. Cela ne serait pas problématique si, ces derniers, déjà bien occupés, se voyaient délestés d'une partie de leur mission première par un autre collaborateur engagé pour les seconder. Cependant, cela est rarement le cas.

 

Il est donc possible que la gestion des RH en souffre, par manque de temps de ces professionnels dont l’activité principale est très prenante et, aussi, par manque de formation. Penser que la GRH n’est qu’intuition et bon sens serait une erreur. Il est bien évident qu’un apprentissage est absolument indispensable en la matière. Ces mêmes collaborateurs en ont conscience. Cependant, la problématique du manque de temps est omniprésente ; or à l'impossible, nul n'est tenu...!

 

Par ailleurs, il est possible de s’interroger quant à la légitimité de ces intermédiaires. Certains collaborateurs ne voient pas dans le Comptable-taxateur/le Formaliste/le Chargé d’accueil (etc.), la personne disposant de toute la légitimité nécessaire pour gérer le personnel, s’agissant notamment de ce qui a trait à la rémunération, aux entretiens individuels ou aux demandes diverses et variées à la Direction. Lorsque tel est le cas, (et nos audits nous confirment que la situation est très fréquente), plusieurs difficultés sont à prévoir :

  • perte de cohésion dans l’équipe,

  • manque de respect des procédures internes qui viseront à court-circuiter l’intermédiaire jugé non légitime,

  • repli éventuel de certains collaborateurs sur eux-mêmes, non enclins à faire part de leurs difficultés personnelles, professionnelles et éventuellement motivationnelles

 

C’est un sujet absolument fondamental et pourtant rarement étudié en pratique dans les offices. Tout grain de sable dans l’engrenage entraine inévitablement une perte de productivité.

Si l’on récapitule : on confie à un collaborateur dont ce n’est pas le métier, une tâche synonyme de perte de temps pour lui dans ses missions premières, assortie éventuellement d'un manque de légitimité et donc de cohésion pour l’équipe, tout cela étant vecteur de perte de productivité globale… nous ne pouvons que nous réjouir que le notariat se penche sur la question... CQFD !

 

L’arrivée d’un profil dédié à ces missions, à temps partiel souvent dans un premier temps, confère à l’office un intermédiaire dédié aux RH. Ce dernier disposera de toute la légitimité nécessaire et sera à même d’user des ressorts utiles pour remplir les missions confiées. Souhaitons donc la bienvenue à ces nouvelles recrues, elles seront d’un précieux secours !

 

 

2. Pourquoi s’agit-il d’un nouvel enjeu managérial pour les Notaires ?

 

Chaque recrutement est un nouveau défi. Et parce que les Office managers sont la plupart du temps externes au Notariat, leur recrutement constitue un nouvel enjeu pour un Notaire Chef d'entreprise.

 

Un recrutement réussi est celui qui a permis :

  • d'attirer les bons candidats

  • de les auditionner de manière efficace

  • de sélectionner le meilleure d'entre-eux pour la structure, l'équipe, et les missions confiées

  • de le fidéliser

 

Or, cela n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît. Une étude Robert Half porte à notre connaissance des chiffres non équivoques (voir le post).

  • 36,8% des démissions dans le premier mois suivant l'embauche, seraient liées à une inadéquation entre la culture de l'entreprise, son ADN, et le recruté.

  • un second tiers, soit 33,5% de ces démissions, seraient dues au style de management, inadapté à la personnalité du recruté. 

  • -> 2/3 des démissions dans le premier mois suivant l’embauche pourraient donc être évitées grâce à une meilleure définition de la marque employeur et une vraie agilité managériale.

 

Alors, comment réussir un recrutement ? Pour le comprendre, revenons sur différentes notions, tant théoriques que techniques : la culture d'entreprise, les entretiens d'embauche et la marque employeur.

 

La culture d'entreprise, pour se distinguer 

« La culture caractérise l'entreprise et la distingue des autres, dans son apparence et, surtout, dans ses façons de réagir aux situations courantes de la vie de l'entreprise »[i]

 

Le Notariat dispose d’une culture d’entreprise très particulière, forte et ancrée dans le quotidien professionnel. Il y a de multiples exemples auxquels la réponse donnée par le Notariat est différente de celle d'une autre profession, même voisine, (mode de management parfois paternaliste, culture liée au secret et aux procédures, communication externe sujette à la sollicitation personnalisée, rituels internes propres à la profession, idem pour les comportements RH avec l’exemple de la gestion des heures supplémentaires…)

 

Revenons aux Office managers : dans le cadre de ces recrutements, nous avons affaire à des profils externes au Notariat. Ces derniers ont connu, dans le cadre de leur parcours universitaire et de leurs expériences professionnelles passées, des composantes, des habitudes et des comportements très différents. Une attention des plus importantes devra donc être portée au recrutement de ce type de personnel. L’objectif numéro un sera de s’assurer de la possible et rapide adaptabilité du salarié en question à la culture d’entreprise bien spécifique du Notariat. Sans cela, il est probable qu’un nouveau recrutement soit à prévoir dans des délais relativement brefs. 

En pratique, cela signifie que les entretiens menés devront être des plus efficaces. A votre avis, le sont-ils ?

 

Les entretiens d'embauche, pour sélectionner

Qu’est-ce qu’un entretien productif ? Mettez-vous toutes les chances de votre côté pour que le collaborateur auditionné puisse être le meilleur pour votre office ?

Dans 9 cas sur 10, un chef d’entreprise reçoit un candidat dans le cadre d’un entretien dit "non-structuré". Le candidat retranscrit son parcours et le recruteur lui pose des questions orientées par ce que l’on appelle les "biais cognitifs". Il s’agit d’« erreurs systématiques (qui) maintiennent chez les personnes leurs croyances de base en dépit de la présence d’éléments concrets contradictoires »[ii]

 

On pense cet entretien efficace et rationnel et pourtant c’est tout le contraire. Or, ce n’est pas nouveau : les résultats d’une étude sur ce sujet publiés par F. Schmidt et J. Hunter le démontraient déjà en 1998 : entretien non-structuré et performance ne seraient associés qu’à 14% !

En d’autres termes, avec ce type d’entretien, vous ne mettez que 14% de chance de votre côté pour sélectionner le meilleur candidat, compétent, performant et adapté à votre structure, (voir le post).

 

La marque employeur, pour attirer et surtout fidéliser

Pour que ses employés demeurent fidèles à la structure, un manager a pour mission de valoriser leurs parcours au sein de l'entreprise. Il a, pour ce faire, recours à ce que l’on appelle la « marque employeur », concept lié à l’image et la réputation, qui englobe toutes les problématiques liées au recrutement et à la fidélisation d’un collaborateur. Ce n'est que de cette façon que le candidat recruté s'intègre dans une structure de manière durable. Cela vaut pour tous les collaborateurs d'un office bien-sûr.

 

Réussir un recrutement est un réel challenge. Lorsque l'on y parvient, la structure s'en retrouve considérablement renforcée. Elle peut, de nouveau, être performante. Chez NOTARIANNE, dans nos accompagnements, nous partons toujours du principe que les collaborateurs sont les plus exigeants de vos clients. Or, la force de chaque Etude provient bien de ses ressources humaines.

 

 

3. Quid du management exercé dans l’Etude ?

 

Si le terme « manager » est employé dans le titre même du poste d’Office manager, cela ne signifie pas que les Chefs de service et Chefs d’entreprise puissent se départir de leur rôle de Managers. Au contraire ! Rappelons que ceux qui encadrent, ce sont bien eux ! Ce rôle du quotidien ne se délègue pas. La prise de décision et l’encadrement de chacune des équipes composant l’Office restent l’apanage de chacun des Chefs de service.

 

Ajoutons que si ce recrutement n’amoindrit pas ce rôle, il pourrait même l'accentuer.

En effet, les tâches incombant à ce nouvel employé étant différentes, les modalités de contrôle le seront également, à l’instar des indicateurs de performance et de renouvellement de la motivation de ce dernier.

Les Notaires-managers sont donc amenés à se poser de nouvelles questions dans le cadre de leur démarche managériale. Comment motiver (voire remotiver) ce type de collaborateur ? De quels types de formation continue répond-t’il ? Quels indicateurs de productivité créer et utiliser ? Quel feed-back et quel suivi lui apporter ? En d’autres termes, comment manager ce nouveau collaborateur ?

 

Si cet employé est notamment recruté pour son autonomie dans les tâches qui lui seront confiées, il faudra bien entendu tout de même l’encadrer. L’autonomie d’un collaborateur ne dispense pas son Supérieur de le manager, bien au contraire !

Or, et c’est là que tout se complique, ce collaborateur aura lui-même reçu une formation, certes en RH, mais aussi en management. Il sera sans doute moins indulgent que les collaborateurs déjà présents qui, encore une fois rappelons-le, partagent cette culture d’entreprise et connaissent les tendances notariales managériales.

 

Flottements managériaux : s'abstenir !

Aux Notaires-managers de se former, il n’y a plus une minute à perdre !

 

[i]M. Thévenet., La culture d'entreprise, Paris, Presses universitaires de France, 1993

[ii]A.T. Beck.,La thérapie cognitive et les troubles émotionnels. 2010. Traduction de B. Pascal de ′′Cognitive Therapy and the Emotional Disorders′′ (1976).

 

Publié par Marianne Genévrier, le 16 juin 2020

 

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