LE NOTAIRE, MANAGER ARCHITECTE

Le lien entre agencement et locaux et management

Après le Notaire, puis le Notaire-manager… place au Notaire-manager-architecte. Le sujet du jour : l’agencement des locaux et ses liens avec le management.

Les risques consécutifs au télétravail sur la construction de liens sociaux, sur le manque de moments de contacts informels (café, déjeuner collectif ou rencontre inopinée au copieur…), ont énormément fait couler d’encre ces deux dernières années. Mais on ne parle pas assez, semble-t-il, de l’impact de l’aménagement des locaux sur l’ambiance en interne et sur la création de dynamiques collectives. Or, le Notariat en 2022, ce sont de nombreuses équipes dites « dispersées ».

Entre les jours « off », les mi-temps, la multiplication des jours « télétravaillés », certains collaborateurs ne font que se croiser dans l’Office. L’un est en 3/5°, l’autre est absent le vendredi, un troisième n’est à l’Etude que le lundi, le quatrième enchaîne les rendez-vous, etc.

Il devient alors indispensable de saisir toutes les opportunités pour éviter une détérioration de la cohésion au sein de l’Office. Il s’agit de faire en sorte que chaque moment « en présentiel » soit précisément étudié et pensé, de telle manière qu’il soit rassembleur et favorise la création de liens sociaux forts.

Le Notariat d’aujourd’hui, ce sont aussi des regroupements avec des multi-offices de plus en plus nombreux et des effectifs de plus en plus importants. Passer d’une équipe de 15 à 80 personnes impacte naturellement la création et le maintien de liens dans une entreprise.

Au surplus, ajoutons que les collaborateurs concernés travaillent souvent sur plusieurs sites, sur plusieurs étages ou dans plusieurs bâtiments. En provenant parfois de structures hier concurrentes mais aujourd’hui rassemblées, ils partagent des cultures d’entreprises distinctes. Ils travaillent également avec des habitudes, des méthodes et des outils différents. Autant de freins potentiels au changement et à l’émergence d’un véritable esprit d’équipe à l’échelle globale de l’Office

Le lien entre agencement des locaux et cohésion

Lors de nos interventions, nous entendons fréquemment les remarques suivantes :

• « Il y a des collègues que je ne vois quasiment jamais »
• « Il y a plusieurs Etudes dans l’Etude »
• « Les nouveaux, je ne les ai jamais rencontrés »
• « Je regrette une perte de solidarité entre collègues. On ne se voit plus assez. »
• « Depuis qu’on a grossi, ce n’est plus la même ambiance »

Dans cette perte de cohésion, la crise sanitaire a évidemment joué un rôle majeur : multiplication des bureaux individuels et du télétravail, fin des déjeuners dans la cuisine ou à la brasserie du coin de la rue, disparition sous les masques des sourires complices … 

Mais au-delà des impacts de la pandémie, il convient, de ne pas oublier la responsabilité qu’ont les managers dans la construction de la cohésion interne et le maintien d’un climat social fécond.

En effet, ils doivent en premier lieu s’assurer au quotidien qu’aucun conflit, même larvé, ne vienne perturber les relations entre collaborateurs. Or, ces conflits peuvent être générés, certes, par des incompatibilités de personnalité, mais aussi et le plus souvent par des iniquités managériales, des incompréhensions, une mauvaise organisation du travail, etc.

Les recrutements essentiellement axés sur le savoir-faire et insuffisamment sur le savoir-vivre des nouvelles recrues sont également à pointer du doigt. Dire « bonjour », « merci », « à demain », « bonne soirée », « bon week-end »… Connaître le nom du conjoint, des enfants, la teneur des loisirs. Prendre tout simplement des nouvelles… ce sont des choses simples mais qui permettent évidemment de faire société. 

Si le recrutement ne porte pas sur les soft skills au même titre que les hard skills et que le management n’en permet pas l’émergence, alors le travail collectif est voué à l’échec. 

Le «  Pape du Management », Peter Drucker, rappelait dans son article « Se manager soi-même » que les éléments les plus brillants se désintéressent souvent de cet aspect et que la cause des échecs collaboratifs se trouve souvent au final dans un manque de courtoisie.

Gestion des conflits, prise en compte des soft skills dans les recrutements et le management… le travail du Notaire-manager ne s’arrête pas là.

Le lien entre agencement des locaux et organisation du travail

Le manager doit en effet également prendre le temps de mener une réflexion à la fois sur l’aménagement des lieux de travail et sur la cartographie de son équipe, afin de visualiser les possibilités ou les impossibilités de rencontres informelles. Il est en ce sens réellement l’architecte de la cohésion en interne. 

Connaître parfaitement les emplois du temps de tous, veiller à ce qu’ils soient cohérents avec le fonctionnement des services de l’Etude et le taux d’occupation des bureaux, organiser l’arrivée des nouveaux et leur permettre de rencontrer tout le monde rapidement, supprimer une cloison qui pénalise la fluidité d’un service, adapter la salle de réunion afin que tous les collaborateurs puissent être réunis en même temps et au même endroit pour initier de nouveaux projets d’entreprise… Tout cela fait partie intégrante du travail du Notaire-manager.

Ce dernier doit ainsi prendre conscience que la conjugaison de la gestion des emplois du temps avec l’aménagement proactif des locaux est fondamentale pour la cohésion de l’Office.

Nos différentes interventions nous démontrent systématiquement que si ces deux aspects sont négligés, les difficultés organisationnelles perdurent quels que soient les process mis en place.Cette réflexion fait partie du rôle du manager, lequel doit constamment se soucier du climat interne et de la météo sociale.

La modernité de la décoration ou la journée canoyoning annuelle, même si attendues et appréciées, ne suffisent pas à impulser une dynamique d’entraide et de solidarité durables. Les collègues ont besoin de se voir, de se connaître, de partager des moments le plus régulièrement possible et qui ne soient pas seulement centrés sur l’activité professionnelle. 

Managers, nous vous conseillons ainsi de rester bien à l’écoute de vos collaborateurs, de leurs ressentis et de leurs attentes. C’est en prenant le temps d’observer vos salariés évoluer dans vos locaux que vous pourrez en apprendre beaucoup sur la santé de votre Office. Lors de nos immersions, c’est l’un des premiers éléments que nous analysons. 

Notre objectif commun doit être celui d’une entreprise vivante, dans laquelle on se parle et on rit aussi ! La productivité n’en sera que meilleure ! Chez Notarianne, nous étudions en profondeur et depuis plusieurs années la question du flex-office ( Écouter notre podcast : ICI) ou encore celle des locaux avec cloisons mobiles, avec des solutions informatiques de plus en plus intégrées.

Notre mission est d’accompagner les chefs d’entreprise qui prennent ce virage (multi-offices, équipes dispersées) tout en veillant à conserver un lien social très fort, vecteur d’attractivité de la profession et de la qualité de vie au travail pour tous !