Stéphanie, 10H36, la tête dans les mains 🤦🏻♀️ :
« Une vente de péniche ? Je n’en ai jamais fait, moi. Il me faut un modèle de courrier(s), d’acte… de la doc’ sur le sujet… Je ne sais même pas par où commencer… »
Stéphanie, 10H38, rédigeant un mail à destination de toute l’Etude :
📧 Objet : « Recherche modèle »
Contenu : « Est-ce que quelqu’un a déjà eu à gérer une vente de péniche et aurait des modèles à me transmettre ? #Needhelp ! 😉 »
La suite, on l’imagine : Stéphanie a peu de chance d’obtenir une réponse complète, malgré toute la bonne volonté de ses collègues.
Quelques raisons à cela (et il en existe bien d’autres) :
- Elsa avait bien eu une vente de péniche mais… elle a quitté l’Etude cet été !
- Romain était le binôme d’Elsa. Il sait qu’elle avait eu ce type de dossier à gérer mais… il ne sait pas où Elsa avait rangé et classé ses recherches à l’époque.
- Carole répond à Stéphanie : « Regarde dans le serveur, c’est là qu’on stocke les recherches, les réponses Cridon, les comptes-rendus de formation, les clauses… etc. Tu trouveras peut-être quelque chose ! ». Sauf que… Stéphanie ne trouvera rien, ce serveur n’ayant pas été alimenté depuis des lustres, ou uniquement de manière éparse et non ordonnée.
- Boîtes mails surchargées : beaucoup ont vu passer le mail mais n’ont pas le temps de répondre ou ne se sentent pas concernés.
Cette situation, les équipes notariales la connaissent bien.
Et si nous commencions à valoriser le patrimoine intellectuel de l’Etude ?
Et si nous mettions en place un véritable « knowledge management » ?
Le knowledge management consiste à consacrer volontairement de l’attention aux connaissances intellectuelles utiles aux membres actuels et futurs de l’Etude.
Cela signifie que l’Office co-crée un système de collecte, d’alimentation en continu, de stockage, de classement et de mise-à-jour pour les modèles, les clauses, les réponses Cridon, les recherches, les formations suivies par les collaborateurs,…
Les avantages sont nombreux : éviter les pertes de temps, bénéficier de matrices de plus en plus perfectionnées, éviter les fuites de connaissances lors de départs de collaborateurs, etc. En d’autres termes, créer de la valeur en interne en valorisant le travail de tous !
Cela nécessite de mettre en place de bonnes pratiques intelligibles et durables. Cela exige aussi de sélectionner les bons outils en lien avec l’évolution des pratiques notariales et les avancées technologiques.
Car si un collaborateur est ravi de pouvoir trouver ce qu’il cherche rapidement, il n’est pas toujours prêt à jouer le jeu et à prendre le temps d’alimenter consciencieusement la base de données en question.
Savoir perdre du temps pour en faire gagner à tous : Jouer collectif, en somme !
Le knowledge management est donc avant tout une véritable conduite de changement !
Prêts à rentrer dans le vif du sujet ? Notarianne vous accompagne !
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